業務効率化アップ!会社の屋台骨を強化し筋肉質な体制へ

清掃(ビル、ハウスクリーニング)業務を中心にした総合建物メンテナンス企業、株式会社インデス。建物メンテナンスを通じて、地域社会から必要とする会社を目指し、お客様に快適空間を創造するサービスを提供しています。

今回、ビジネスチャット・社内SNS「WowTalk」を導入いただいた経緯と活用方法、導入効果について代表取締役社長 中込様、営業推進部 部長 山崎様、山根様にインタビューさせていただきました。

 

左から山崎様、山根様

左から山崎様、山根様

 

導入前の課題

 「情報の持ち出しを未然に防ぐため、企業管理する必要性を感じていました」

・緊急連絡の際にも一人ひとりに確認を入れる手間が発生していた
・個人情報や画像を取り扱うケースも多く無料チャットアプリではセキュリティ面で不安だった

インデスは、清掃業務を中心に賃貸管理、マンション管理の二つの事業をメインに展開している会社です。いわゆる「入居待ち」状況の部屋を無くすため、清掃作業や修繕対応をいかに効率をあげスピーディに行えるかが会社全体の課題です。そのため、現場営業のコミュニケーションが重要だと捉えていましたが問題点も多くありました。

たとえば、問題発生時の連絡フロー。
現場担当者が、その後誰に相談して良いのか、誰が対応できるのかなど思案しながら、社員一人ひとりに連絡するしか方法がありませんでした。この手間と時間を軽減するため、一部でプライベートでも利用率の高い無料チャットアプリを使用し連絡を取っていました。

全社共有事項は携帯メール、写真のやりとりやレスポンスの速さが要求される際には無料チャットアプリ、と使い分けていましたが、「退職者による業務情報の持ち出し」「個人端末の利用によるセキュリティ面の懸念」「社用パソコンに個人アカウントの紐付けは問題があるのではないか」など懸念点が多くあったため、企業で管理できるチャットアプリを探しました。

 

WowTalkを選んだ理由

「社用パソコンにも安心してインストールできるセキュリティが導入の決め手に」

・退職者による情報の持ち出しも企業で徹底管理できる強固なセキュリティ
・スマホだけではなくパソコンでも共有可能な多様性
・誰でも使える簡単でシンプルな操作性

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現在、全社員と関連会社のメンバー含め30名が利用しています。基本的に、社内で業務する際は社用パソコンで。外出する際には個人のスマートフォンにインストールして使っています。

どちらにしても「WowTalk」は、今まで利用していた無料チャットアプリと似た操作性で非常に使い勝手良く、ストレス無く利用できています。導入時に社員全体に導入の意味をアナウンスしたこともスムーズに移行できたポイントかと思います。

導入後すぐに「WowTalk」のアンケート機能で使用継続のアンケートを社員に向けて取りましたが、皆「継続希望」という結果になりました。プライベートと切り分けられる点も使う側としては良かったのかと思います。

懸念点であった退職者の対応も「WowTalk」は管理画面から端末制限の設定など変更することができるのでクリアできていますし、ランニングコストが安いので導入側としても申し分ないですね。

 

活用方法と導入効果

「数字で表現しにくいけど(笑)業務効率は格段にアップしています」

・現場の写真を一斉共有することで対応スピードがアップ
・情報共有ツールを「WowTalk」で一本化することで企業の屋台骨強化へ

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導入前は、社内の連絡に携帯メールやチャットアプリが使われており、情報の優先度が煩雑になっていましたが、今は「WowTalk」が基準の情報共有ツールという認識で会社に定着しています。

1対大勢の構図で一斉に情報共有することができるので、たとえば現場に用途不明のコンセントプラグが設置されており、どう扱うべきか迷った時も、営業担当がそのプラグの写真を撮ってグループトークで共有したんですね。

そうしたところ、判別できる他の社員から回答や意見が飛んできて、スピーディに解決することができました。
このようなケースから見ても、業務効率が格段にアップしていることは確かです。数値で効果測定し難いのがもったいないぐらい(笑)

また、関連会社の社員にもアカウントを配布しているので現場の施工対象箇所の記録や工事手配の相談、見積もりなどもリアルタイムで共有できるようになりました。

 

今後の展望

「もっとWowTalkを使いこなし、筋肉質な会社にしていきたい」

indes5我々がやっている商売は、モノを売るのではなく、人の商売です。1に効率、2に効率。1円1円の積み重ねが会社の利益や成長に繋がると思っています。

今回「WowTalk」を導入したことにより、関連企業やグループ会社とも密なコミュニケーションが取れ、会社の屋台骨が強くなり、かなりの効率化が図れていると感じます。

先日アップデートして実装されたパーテーション機能も活用し、タイムラインでも売り上げ管理など重要な業務連絡を共有するなど、今後、さらに使いこなして筋肉質な会社にしたいです。


株式会社インデス

http://www.indess.jp/
設立:平成11年2月
事業内容:アパート、マンションの総合メンテナンス事業
代表取締役:中込 太郎
所在地:東京都町田市原町田5-3-10 第2飯田ビル3F

 

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