サービス水準を高く保つための情報共有ツール

日本会議室(KCC株式会社)は、貸し会議室の運営およびコンサルティングを行う会社です。現在、本社のある名古屋を中心に東海地区に97拠点、東京に5拠点、全国102拠点・376室を展開しています。会議室の管理において、現場とオペレーターをつなぐ情報共有ツールとしてビジネスチャット・社内SNS「WowTalk(ワウトーク)」を導入いただいた経緯と、活用法について遠藤様にお話を伺いました。
 
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導入前の課題

 「遠隔でもスピード感あるやりとりをしたい」

・プライベートなコミュニケーションツールと切り分けて業務連絡を取り合いたい
・リアルタイムに情報共有したい

 
現在、従業員24名に加え、各会議室の運営をサポートする現場のアルバイトスタッフとオペレータースタッフを抱えています。社員が必ずしも現場に行けるわけではないので、遠隔で指示を出したり、情報共有する必要がありました。
 
最初、無料チャットアプリ「LINE」を使い、スタッフ間のグループを作成していましたが、途中で勝手に退会してしまうメンバーがいたり、送る時間も自由過ぎて企業で管理できるツールの必要性を感じていました。また、アルバイトからも、プライベートで利用しているサービスを仕事に使いたくない、といった意見もありました。

 

WowTalkを選んだ理由

「導入ハードルの低いツール」

・見た目や機能もシンプルで使いやすい
・初期費用0円で導入できるコストの安さ

 
まず、このようなツールは使われなければ導入した意味がなく、業務用と言うとそれだけで難しいイメージをもたれてしまうものですが、「WowTalk」は、今まで使っていた無料チャットアプリと同じように学生アルバイトの方にも違和感なく使ってもらえる点は大きかったです。
また、導入時の初期費用がかからないので、コスト面でもそこまで高いハードルを感じずに「まずは使ってみよう」と導入できました。
 
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活用方法と導入効果

「WowTalkで写真を共有、みんなで目視してミスを無くすように」

・場所を選ばずに「ホウレンソウ」が可能に
・グループトークを利用し引き継ぎ業務の負担を軽減
・報告全部に写真を添付、ミスを防ぎサービス向上へ

 
「WowTalk」の主な利用目的は、現場スタッフとオペレーター、店舗間の情報共有です。
翌日使う会議室の鍵開けや机のレイアウトなど、全部写真付きでトークルームに投稿しています。皆で目視しダブルチェックすることで、小さなミスを無くしサービス向上にも繋がっています。
 
また、便利なのが「出社連絡」。今までは電話やメールだったので移動中は簡単に連絡できず、どうしても報告やフォロー対応が遅くなってしまいがちでした。「WowTalk」ならスマートフォンで場所を選ばずリアルタイムに連絡を取り合えるので、遅刻した際の鍵の開け忘れにも他のスタッフがトーク内容を確認し駆けつけフォローするなど、早めに対応できるようになりました。

各ビルや会議室によって営業時間や管理ルールが異なりますが、そういった細かなマニュアルの引継ぎにも「WowTalk」を活用しています。タイムライン(共有)に投稿して周知しているほか、【重要】というグループ名のトークルームにオペレーションを集約し、引き継がれたスタッフは必ず目を通すようにしています。

店舗が離れていたり、オペレーターによる無人経営を行っていますが「WowTalk」の活用により以前に増して全体の動きを把握できるようになりました。

 
 
—-インタビューにご協力いただきありがとうございました。
今後、さらに拠点を増やし事業拡大を目指していくとのこと。
引き続き「WowTalk」をご活用いただき、円滑なコミュニケーションを通して質の高いサービス提供にお役立ていただけますと幸いです。

 
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KCC株式会社

http://www.k-c-c.co.jp/
設立:平成22年10月
事業内容:貸会場、貸会議室、貸室の運営及び経営指導
不動産、店舗設備、什器備品の賃貸並びに販売、斡旋
本社所在地:愛知県名古屋市西区名駅二丁目27番8号
名古屋プライムセントラルタワー13階

 

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