- 作成：2020年4月3日
- 更新：2021年5月11日
IT企業における業務の効率化の検討と実施
ソフトウェアメーカーのB社では、業務の効率化を目的とした様々な取り組みやソリューション導入を日々検討・実施しています。
現在は、働き方の多様化の影響もあり、リモートワークの整備やサテライトオフィス導入に向けた本格的な取り組みを目指し、遠隔でもスムーズにコミュニケーションが取れるソリューションの導入が必要でした。導入が決定したソリューションは、チャットツールとビデオ会議システムです。しかし、予算は限られており、両ソリューションを導入するために、コストの削減を検討することになりました。
「オフィスソフトの見直し」でコスト削減を目指す
ソリューション導入の担当者は、毎年発生する諸経費や運用費を洗い出しました。しかし、ここ数年で新たに導入したソリューションに掛かる運用費も、導入時の相見積もりや価格交渉を経てスリム化した金額になっているので、これ以上削減することはできません。そこで、以前より全社員一律で一定額かかっている各種ソフトウェアの運用費に目を付けました。すると、社員PCに必須で入っているOffice 365の運用費が浮かんできました。
東京と大阪の両事業所に在籍している全社員250名分のOffice 365の年間契約費は、約270万円かかっていました。Office 365は全社員が利用する業務に必須なツールなので、これ自体を丸々カットする事はできません。ただ、オフィスソフトだけで見ると、無料で使えるものもあれば、低コストで機能が充実しているものまで多々あります。そこで担当者は「オフィスソフトの見直し」を切り口に、チャットツールとビデオ会議システムの導入費を捻出できないか検討する事にしました。
まずは無料で使えるオフィスソフトの候補を幾つか絞込み、検証してみました。しかし、今までMicrosoft Officeで作成したファイルの再現性があまりにも低く、業務に支障をきたしてしまいます。無料版は早々に対象から外し、有料版を候補に挙げて検討しました。Microsoft Officeとの互換性と低コスト、この2点を重点的に検証し、辿り着いた最終候補は「WPS Office」でした。
互換性とコストパフォーマンスに優れたWPS Officeでも解決できない2つの壁
WPS Officeは、Microsoft Office 2007以降の拡張子を含む全てのファイル形式に対応し、高い再現性でファイルを閲覧・編集することができます。今まで作成したオフィスファイルとの互換性も問題ありません。また、WPS Officeは、3年版を契約すれば1アカウントあたり年間3,480円で、全社員250名分の年間契約費は約87万円と、Office 365と比べてかなりコストダウンできます。
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しかし、B社の経理が使っているExcelファイルの中には、かなり複雑なマクロを使っているファイルがありました。WPS Officeは複雑なマクロの完全な互換性が保証されていないため、一部業務に支障をきたします。また、Microsoft OfficeのExcelで作成したファイルの利用を前提とした基幹システムとの連携がうまくいかないことがわかったのです。
Microsoft OfficeとWPS Officeを共存させる「ハイブリッド導入」
WPS Officeの導入を諦めかけていたその時、担当者に妙案が浮かびました。WPS Officeに切り替えると業務上の問題が発生する社員のPCはOffice 365のまま利用し続け、WPS Officeに切り替えても問題が発生しない社員のPCのみWPS Officeに切り替えれば良いと考えたのです。
通常の業務であれば、WPS Officeで全く問題ありません。Office 365で作成したファイルのやり取りも問題なく実行できます。Office 365を入れる必要のあるPCは約50台ほどなので、残りの200台のPCにはWPS Officeを導入することに決めました。PC 200台分のOffice 365の年間契約費は約216万円。これをWPS Office 3年版に切り替えると、1年あたりの費用は約70万円まで下がります。ここまでコストを削減できれば、チャットツールとビデオ会議システムの導入費も捻出することが可能です。
WPS Office導入による限られたコストの有効活用
社内の部署ごとの利用環境にあわせて、Microsoft OfficeとWPS Officeを共存する形で導入することで、無理なくコスト削減を実現することができます。時代の変化と共に働き方も多様化し、B社のケースのように新たなソリューション導入が必要となる企業も多いと思います。
WPS Officeであれば、ITコストを削減し、浮いた予算で新たなソリューションを導入するなどコストの有効活用を実現することができます。資料請求や無料トライアルはいつでも申込み可能です。お気軽にお問合せください。
