大幅なコスト削減でPCリプレイスも実現した旅行代理店のWPS Office大量ライセンス導入事例

旅行業界全体の旅行取扱高が微増の成長に留まる中、海外旅行に強みを持つ旅行代理店K社は、直近5年間で売上高40％強の成長を成し遂げています。近年では、国内旅行の落ち込みをインバウンド需要でカバーし、さらなる成長を目指しています。

全国に250件構える店舗で、お客様に見合った国内・海外旅行の提案をおこなうK社は、現在使っているオフィスソフトのサポート終了に伴い、Office 365の導入を検討していました。

東京にある本社には300台、店舗には全国で2,200台のPCがあり、K社が利用するPCは全事業所合計で2,500台にのぼります。その中には少し古いPCもあり、導入手配を進めるK社の社内システム担当者は、導入費用を少しでも抑えて古いPCを新調したいと考えていました。

そこで担当者は、まず各部署のPCでおこなう業務を洗い出してみました。

本社従業員のおこなうPC業務では、Office 365の各機能を利用する場面があり、基幹システムと連携する作業もあります。また、複雑なマクロを使ったExcelファイルを取り扱う場面も多々ありました。

しかし、各店舗でおこなうPC業務は、お客様やツアー会社とのメールやり取りのほか、社内外向けの資料作成や見積書、報告書の作成が大半を占め、メールソフトとWord / Excel / PowerPointがあれば十分な内容でした。

メールに関してはG Suiteを利用しており、店舗でのオフィスソフト利用は限られているため、店舗を含めた全社一律でOffice 365を導入する必要はないと判断しました。そこで、本社と店舗で異なるオフィスソフトを導入することで、コスト削減を実現できないか検討することになったのです。

本社と店舗で異なるオフィスソフト導入を検討する上で、ポイントが3つありました。

1つ目は「互換性」です。本社と店舗でファイルをやり取りする際に、それぞれの環境で正しく再現されないと業務に支障をきたします。互換性の高さは、外せないポイントでした。

2つ目は「使い勝手」です。店舗へ導入するオフィスソフトのUIが、従来店舗で利用していたMicrosoft Officeと極端に異なるようであれば、現場での混乱は避けられません。

3つ目は「価格」です。少しでも予算を抑えてPCのリプレイス費用にあてるために、オフィスソフトのコストをできるだけ削減したいと考えていました。

これらのポイントに見合うオフィスソフトを調査、検討した結果、最も条件を満たしていたのが「WPS Office」でした。

WPS Officeは、「文書作成」「スライド資料作成」「表計算」の3つのソフトが使える総合オフィスソフトなので、店舗でのPC業務で必要な機能は網羅されています。

Microsoft Office 2007以降の拡張子を含む全てのファイル形式に対応しており、高い互換性があるため、本社とファイルのやり取りをする際の再現性も問題ありません。

またWPS Officeは、見た目や操作性がMicrosoft Officeに近しく、クラシックUIを含む4種類のUIに切り替えることができるので、操作性の面でも安心です。

WPS Officeの導入によって大幅なコスト削減が見込めることもわかりました。

Office 365を店舗にある2,200台のPCに導入した場合は、年間約2,376万円かかります。しかし、WPS Officeであれば、年間約963万円に抑えることが可能です。

約1,413万円のコスト削減が叶えば、古いPCのリプレイスも十分おこえます。

また、当初想定していなかったメリットもありました。それは「ライセンス管理の簡易さ」です。

1つのシリアルキーで複数ライセンスを一括管理できるので、ソフトウェア資産管理が簡素化できます。ライセンスを追加購入しても、同じシリアルキーに紐づけできるので安心です。

検討の結果、K社はWPS Officeを店舗PC用のオフィスソフトとして導入しました。店舗からの問い合わせやクレーム等もほとんどなく、スムーズな運用ができています。

また、WPS Officeの導入で削減した予算を利用して古いPCのリプレイスも実現できました。本社においても切り替えられるPCはWPS Officeへの移行を検討しています。

大量のライセンス導入を検討されている企業の皆さんも、お気軽に資料請求や見積りをご依頼の上、ぜひWPS Officeを検討してみてください。