- 作成：2020年4月3日
- 更新：2021年5月10日
業務効率の改善やコスト削減が求められる物流業界
国内の物流を支える中小トラック運送業者の経営環境は、近年厳しさを増しています。
他の業界と同様に人手不足が深刻化しており、特にドライバーの高齢化が顕著です。また、企業間の競争も激化し、貨物の小口化や日時指定の増加といった荷主ニーズの多様化への対応も求められています。限られたコストや人的リソースで厳しい経営環境を乗り切るためにも、業務効率の改善や無駄なコストの削減といった施策が、どの企業においても必須であると言えます。
厳しい競争と従業員の確保が課題のO社
山梨県にあるO社は、戦前から物流業を営み1950年に法人化した、従業員数400人の運送事業者です。約200台のトラックを所有しており、同県のワインメーカーや洋菓子メーカーといった法人企業を中心に総合物流を展開しています。
近年では、新たな荷主の獲得に向け事業内容を見直し、多様化する荷主ニーズに対応していますが、競合企業との厳しい競争にさらされています。価格競争や営業力だけでは競合企業との差別化が難しく、コスト削減や生産性向上といった側面からの経営改善も求められている状況です。また、O社のSD（セールスドライバー）の高齢化や離職率の高さも課題として挙がっています。高齢のSDが定年退職を迎える前までに若いSDを採用し、長く働き易い環境を作りたいと考えていましたが、それらを実現するための費用の捻出に苦戦しており、何とかして予算を工面できないか検討を重ねていました。
生産性向上の取り組みに立ちはだかるコスト削減の壁
そのような中、営業部門と倉庫管理部門の従業員100名に、Microsoft Surface Proを支給することが決まりました。外出先や倉庫作業の時でも、社内と同等のPC業務ができるようにし、業務効率を高め生産性を上げようと考えたのです。それと同時に、Microsoft Surface Proで利用するオフィスソフトとして、社内のPCに導入していたOffice 365の導入も検討しました。
できれば、毎年かかる契約料を抑えるために、3年程度の長い期間で契約し毎年のコストを削減しようと考えたのですが、予算を200万円しか用意できませんでした。100台分のOffice 365を3年間で契約しようとすると324万円掛かってしまい、予算が足りません。IT予算だけでなく他の予算も削減が命じられているO社の現状では、IT予算の上積み申請はできません。そこで、何とか予算内で収めることができる別のオフィスソフトを導入することにしました。
IT予算だけでなく他の予算も削減が命じられているO社の現状では、IT予算の上積み申請はできません。そこで、何とか予算内で収めることができる別のオフィスソフトを導入することにしました。
コスト削減に大きく貢献するWPS Office
オフィスソフトの導入担当者は、自宅で利用していたオフィスソフト「WPS Office」を、代替ソフトの候補に挙げました。先ずは費用を調べたのですが、その差は歴然でした。
WPS Officeの法人版ライセンス3年版は1アカウントあたり10,440円。100台のMicrosoft Surface Proに導入しても約104万円で済みます。Office365の3年間の利用コストと比較すると、その差はなんと約220万円です。
ここまで安く済むのであれば、営業部門と倉庫管理部門以外のオフィスソフトもWPS Officeに切り替えた方が良いのではないか？そう思った担当者は、その他のPC 合計100台の業務内容を洗い出しました。業務の都合上、基幹システムとの連携が必要なPCがあり、そのPCを除きOffice365を利用しなくても問題のないPCの台数を数えると、合計で50台ありました。営業・倉庫管理部門の100台と合わせて150台。WPS Officeであれば3年版を契約しても約156万円で済み、当初の予算を大幅にクリアして導入できます。
使い易さと安心のサポート体制
WPS Officeは、Microsoft Officeとの高い互換性があり、Microsoft Officeで作成したファイルも問題なく閲覧・編集できます。Office365を利用する従業員とのファイルのやり取りも問題ありません。
またWPS Officeは、4種類のUIに切り替えることができ、見た目や操作性もMicrosoft Officeに近いため、Microsoft Officeに慣れていた従業員でも、問題なく使いこなせます。
更に、WPS Officeは有償保守サポートも用意されており、初回契約時には、有償保守サポートの「プランA」を1年間無償で利用できる点も、安心材料の一つとなりました。
WPS Officeでコスト削減し他の課題解決策へ投資
O社は正式に150台分のWPS Officeを導入し、残った予算は採用活動のほか、賃金や福利厚生など労働環境を充実させる投資にまわしました。それらの投資によって、課題となっていたSDの採用や離職率の低下を実現することができ、営業部門と倉庫管理部門の生産性も向上したO社は、前年売上比105％の好業績で決算を迎えることができました。
限られたIT予算を有効活用し、残った予算は他の課題解決策へ投資する。物流業のO社に限らず、同様の課題を抱える企業は多いと思います。WPS Officeであれば大幅なコスト削減を実現し、限られたIT予算の有効活用に貢献できます。是非、ご検討ください。
