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病院・福祉施設の設備アップデートにつながったWPS Office導入によるコスト削減事例

病院・福祉施設の設備アップデートにつながったWPS Office導入によるコスト削減事例

病院・福祉施設の運営に欠かせないインフラ整備コスト

病院・福祉施設で最も重要と言っても過言ではない、インフラ整備。

例えば、患者のバイタルを扱っている病院のPCのフリーズや電波環境の不備があったら、どうなるでしょうか。患者さんの状況を確認できず、緊急対応が遅れてしまったり、電子カルテなどの参照ができなくなったりと、病院全体の機能が停止しかねません。

このように、施設内のインフラが整っていることは、運営において欠かせない条件とも言えるでしょう。そのため、病院や福祉施設においては、ハイスペックなPCや医療機器の導入が必要となり、それらの整備に多くの費用が掛かります。

インフラ整備の他に、内装や医療機器、広告宣伝や消耗品の購入などを含めると、一般的な内科クリニックをテナント開業する場合、開業するだけでも1億円近く費用が掛かることも。

以下のデータは、医療機関の病床数別の「電波環境を改善したい」と考えている施設の割合を示したものです。

平成29~31年度に必要となる電波利用共益事務の在り方より引用

この調査によると、200~300床の医療機関では40%以上、401床以上の機関においては60%以上が、病院内の電波環境が不十分であることを課題に思っていることが分かります。

言い換えると、医療機関の多くはインフラ整備への投資費用を十分に捻出することが出来ていないということです。コスト削減は医療機関における大きな課題となっているのです。

施設内の電波環境・老朽化に不満が相次ぐ

神奈川県にあるB総合病院は、内科、外科、産婦人科、眼科、耳鼻咽喉科など、10科目以上の診療科目をもち、地域住民の健康を支えています。病床数は300を超え、医師や看護師を含め、500人以上のスタッフが働いている病院です。

B総合病院では、インフラ整備の費用不足により、電波環境に不備が生じたり、老朽化による施設内のPCや医療機器の故障が起きたりしています。そのため、医師や看護師から環境改善の要望が度々上がってきました。

そのため、インフラ整備のための費用捻出を目的としたプロジェクトが立ち上がり、院内での無駄なコストの洗い出しをすることとなったのです。

見落としがちなオフィスソフトのランニングコスト

様々な角度から、削ることができるコストの洗い出しを行っていた担当者は、院内の事務用PCに使っているオフィスソフトのランニングコストが、思いのほか高いことに気が付きました。

院内でのオフィスソフトを使った一般業務としては、レポートや議事録の作成、報告書のデータ集計などが主です。こういった業務に関しては、価格の安いオフィスソフトでまかなえるのではないか、という意見が上がりました。

担当者が調査を行ったところ、システムとオフィスソフトのつなぎ込みを行い、給与計算を行う人事部や、経理部といった部門では、Microsoft 365が必要となります。ですが、それ以外の部門での作業に関しては、価格の安いオフィス互換ソフトで問題がなさそうだと結論付けました。

そして、オフィス互換ソフトとして候補に挙がったのが、WPS Officeでした。

WPS Officeの導入で約770万円のコスト削減が可能に

B総合病院内では、医師が診察の際に使う専門のPCを除いて、事務作業をメインとした230台のPCにMicrosoft 365を導入しています。そのうち、経理部門や人事など、Microsoft 365の必要な部署を除いた200台のPCへWPS Officeを導入する方向で、試算してみました。

現在導入しているMicrosoft 365 Business Standardの法人ライセンスは、1アカウントあたり3年間で48,960円かかります。200台のPCで利用すると、3年間でかかるコストは約979万円。
一方、WPS Officeの法人ライセンス3年版は、1アカウントあたり3年間で10,400円です。200台のPCに導入しても、3年のコストを約208万円に抑えることが可能です。

Microsoft 365とWPS Officeを比較すると、約770万円のコスト削減が実現できることが分かりました。

WPS Officeの使い勝手の良さ・再現性の高さも決め手に

WPS Officeの導入にあたって、コスト以外にも決め手になったポイントは「使い勝手の良さ」と「再現性」です。

新しく導入するオフィスソフトが、これまで利用していたMicrosoft 365とあまりにも違うUIだと、スタッフが操作に慣れるまでに時間を要しますが、WPS OfficeはMicrosoft 365と近しいUIを採用しているため、問題なく移行することが可能です。

※4パターンに設定可能です。

また、Microsoft Office 2007以降の拡張子を含む計43種類のファイル形式にも対応しているため、再現性も高く、Microsoft 365を利用する部署や外部とのファイルのやり取りにも支障はありません。

対応ファイル形式の詳細はこちら

資料作成や院内掲示板の作品に使えるフォントとクリップアート

WPS Officeは、通常の業務で資料作成などに使えるフォントの他、掲示板の作成などで目を引くフォントを多数搭載しています。イベント告知などのポスター作製の際には、豊富なクリップアートを利用して、誰でも簡単にデザインできる点も魅力です。

複数ライセンスも一括管理

WPS Officeの法人版は、複数のライセンスを1つのシリアルキーで一括管理することが可能です。
ソフトウェア資産の管理を簡素化することで、管理担当者の負担軽減につながります。追加ライセンスの購入時も、同じシリアルキーに紐づけができるため、人員が増えた際の対応も問題ありません。

コスト削減により、インフラのアップデートが可能に

B総合病院では、十分な検証を行ったうえで、200台のPCにWPS Officeを導入しました。

オフィスソフトの入れ替えや、その他のコスト削減施策によって生まれた予算を利用して、院内のインフラ整備を進める計画も決定しています。

地域の医療を考える総合病院として、より安定した運営体制を築くことを目標に、新たなスタートを切ることができました。

WPS Officeは、一般企業はもちろん、医療・福祉施設にも数多く導入いただいております。
今回ご紹介したB総合病院のような規模の大きな施設はもちろん、個人経営をしておられるクリニックや福祉施設においても、コスト削減を実現することが可能です。

資料請求やお見積りは無料でお受けしております。まずはお気軽にお問い合わせください。
※もしくは、まずは「無料トライアル」をお試しください。

2020.06.17|Categories: Officeコラム, 導入パターン|