【導入事例】電脳株式会社 | キングソフト WPS Office 2

107名の従業員が使うオフィスソフトに選定。
UIが選べることで世代を問わず使いやすさが広がる

電脳株式会社は、起業家支援事業を行っている企業です。「起業家の経営を軽くします」をミッションに掲げ、OA機器・オフィス家具の中古販売「OAランド」、OA機器のサブスクリプションサービス「PODWORK」を展開しています。
107名の従業員がWPS Officeを使っています、とお話しするのは企画部の福嶋様。オフィスソフトの見直しからこれまでキングソフトのオフィスソフトを使い続けている理由を伺いました。

OA機器を1日100円から利用できる新たなサービス提供で起業家を支援

ー御社の事業内容と福嶋様の職務について教えてください。

福嶋様：法人向けの商品販売やサービス提供を中心としてすべての起業家を支援しています。代表取締役会長の室井が1985年に創業し、コピー機の中古販売をトラック一台で始めました。お客様の声を反映しながら取扱う商品を増やして今日に至ります。

新しい取り組みとして、オフィス機器のサブスクリプションサービス「PODWORK（ポッドワーク）」をスタートしました。本サービスは経営者の皆さんの経営を軽くすることに最も重きをおいています。「創業時の大事な運転資金をコピー機に多く割り当てたくないなぁ」「創業時や登記直後はリース審査が通り辛いなぁ」などのご意見を数多く頂いておりましたので、1日100円からコピー機器を気軽に利用できるように料金設定しました。

現在の部署で、新しい製品やサービスの開発や調達をしています。現場の声を大切にしているので、営業同行、各種設定作業、アフターサポートや保守業務でお客様と直接お話する機会を積極的に作るようにしています。現在特に力を入れて取り組んでいるのが、社内情報ポータルサイトの運営、部署横断の業務効率化計画、社員教育計画など、業務内容を問わずに様々な業務に携わっています。

UIを選ぶことで変わらない使用感に。社外とのファイルのやりとりに大きな問題なし

ー WPS Officeの前身となるKINGSOFT Officeから長年お使いいただいていますが、導入のきっかけを教えてください。

福嶋様：もともとは社内のパソコン全台数でMicrosoft Officeの買切版を使っていました。パソコンが古くなってきたので更新しなくてはいけない、ということで、Windows XPからWindows 7に変えるタイミングでKINGSOFT Officeを導入しました。

当時は社内で中古パソコンを扱っていたので、パソコン本体は仕入費用だけで入手できました。本体が安く手に入るので、その分オフィスソフト料金を割高に感じていました。「ソフトの更新料金を下げる方法はないかな？」という発想から、マイクロソフトオフィスから他のオフィスソフトへの入れ替えを検討し始めました。結果大幅なコストダウンを実現できましたので、キングソフトを現在でも継続利用しています。

ー Microsoft Officeから変わることに不安はありましたか？

福嶋様：最初はいつものオフィスソフトと違うという若干の不安はありましたが、自分でUI（ユーザーインターフェース）を選ぶことが出来たので、「クラシックモード」にすると当時のMicrosoft Office 2013と変わらない使用感でした。Excel（エクセル）でファイルを作って、PDFに変換して送信する程度の使い方であればこれで十分、ということで実績としてずっと使ってきました。

WPS Officeは、前身のKINGSOFT Officeの機能を引き継いでいるということだったので安心して移行しました。これまでキングソフトのオフィスソフトを使ってきて目立つ課題がなく、業務で毎日活躍してくれています。無料のオフィス互換ソフトだと、CSVにすると全部一行になってしまう、など業務上致命的なエラーがありました。WPS Officeではそういった致命的なエラーはありません。社外とのファイルのやりとりで中身をまったく見ることができないファイルがあるわけではないですし、多少のズレは自分たちで調整すれば問題ないと思います。

ー KINGSOFT OfficeからWPS Officeへの移行を決めるまでに、他のオフィスソフトは検討しましたか？

福嶋様：月額サービスのMicrosoft 365と買切版のMicrosoft 2019も検討しました。約100名の従業員が使うことでかかる年間コストを比較しましたが、圧倒的にWPS Officeのコストが低かったので選択の大きな一手となりました。

すでにGoogle Workspaceを契約していたので、クラウドストレージはあってWeb会議もできるので、（Microsoft 365の）One DriveやTeamsを使うということは考えていませんでした。WPS Officeを導入する前提でMicrosoft 365は比較したのですが、コスト面でWPS Officeを採用しました。

すぐに使い慣れるのがいいところ。PDF変換もボタンひとつでユーザビリティが高い

ー WPS Officeを実際に使ってみていかがですか？

福嶋様：導入したその日から遜色なく使えました。社内向けに使い方の説明やトレーニングは特に必要ありませんでした。違和感がなく、すぐに使い慣れるのが一番いいところだと思います。

私のパソコン画面を見た同僚から「（マイクロソフト社の）エクセル使っているの？」と聞かれたことがあり、「これ、キングソフトですよ」と答えると、「そのUI、どうやって替えるの？」と聞かれたことがあります。少し前のMicrosoft OfficeのUIに慣れている世代からすると、UIが選べるのはWPS Officeの良いところだと思います。これからもバージョンアップしていくと思いますが、この先もUIが選べる機能は残してほしいですね。

ーどのような業務でWPS Officeを使っているのでしょうか？

福嶋様：お客様への資料作成にはWPS Presentation、契約書の作成にはWPS Writerを使っています。段落の調整や箇条書きなどの階層構造が必要な文書作成に適していますね。お客様への簡単なコピー機のコスト計算書や移転案件で使う備品リストなどにもWPS Spreadsheetsは一般的な関数が使えるので困ったことはないです。PDF変換がボタンひとつでできるのもユーザビリティが高いですよね。「ここを押したらPDFにできる」と分かりやすいです。

ー社内では、WPS Office以外のオフィスソフトも使われていますか？

福嶋様：標準で使うオフィスソフトは社内共通でWPS Officeです。入社する従業員へパソコンを準備する際にチェックリストがあるのですが、オフィスソフトを使うのであれば、基本はWPS Officeを選択するようになっています。WPS Office以外が必要な場合は理由が必要です。

Google Workspaceを併用していて、膨大な量の編集が社内で必要なときはGoogle スプレッドシートで共同編集しています。完成したファイルをダウンロードしてWPS Spreadsheetsで体裁を整える、というように使い分けています。

ー最後に、WPS Officeの導入を検討している企業様へのアドバイスをお願いします！

福嶋様：企業の調達担当者からすると、従業員一人にかかるコストを考えますよね。私の中では、WPS Officeが互換ソフトだから安いのではなくて、マイクロソフトオフィスが高い。Microsoft 365に含まれる機能をフルに使いたいというのであれば別ですが、全従業員に本当に必要か？と一度考えてみるといいかもしれません。WPS Officeは一般的なファイルのやりとりで判読不能になることはほぼありません。そこは安心して導入していいと思います。

ーすでにメール機能、ウェブ会議ツールやチャットツールが揃っている環境で、オフィスソフトだけが必要というときはWPS Officeがおすすめですね。お話を聞かせていただきありがとうございました！